Datenschutz im Homeoffice – das muss beachtet werden

Homeoffice bietet Arbeitgebern sowie Arbeitnehmern zahlreiche Vorteile. Doch wirft die Arbeit im Homeoffice auch Fragen bezüglich des Datenschutzes im Homeoffice auf. Das Thema Datenschutz hat in den letzten Jahren erheblich an Bedeutung gewonnen und steht gerade vor dem Hintergrund der Skandale rund um den Datenschutz immer mehr im Fokus der Öffentlichkeit. Gerade im Homeoffice ist der Datenschutz aufgrund der fehlenden Trennung zwischen beruflichem und privatem Umfeld gefährdet. Insofern ist es unabdingbar, hier entsprechende Massnahmen zu treffen und so in ausreichendem Masse Datenschutz im Homeoffice zu gewährleisten.

Verhaltensregeln für die Einhaltung der DSGVO im Homeoffice

Prinzipiell gilt es, zuerst die richtigen Bedingungen für ein datenschutzgerechtes Arbeiten im Homeoffice zu schaffen. Für einen verbesserten Datenschutz im Homeoffice sollten folgende Ansprüche an die Räumlichkeiten erfüllt werden und folgende Verhaltensregeln beachtet werden:

1. Räumliche Anforderungen: Hinsichtlich des Datenschutzes im Homeoffice gilt es, einen Raum zu haben, der abgeschlossen werden kann. Sollte dies nicht realisierbar sein, sollte zumindest ein abschliessbarer Schrank für vertrauliche Unterlagen vorhanden sein. Dies verhindert den physischen Zugriff Unbefugter auf sensible Dokumente und Geräte.
2. Trennung von Berufs- und Privatleben: Gerade im Homeoffice ist die Trennung zwischen Berufs- und Privatleben gefährdet. Umso mehr sollte darauf geachtet werden, berufliche Geräte nicht für private Zwecke oder umgekehrt private Geräte für berufliche Zwecke zu verwenden. Diese Trennung hilft dabei, Datenlecks zu verhindern und sorgt so für mehr Datenschutz im Homeoffice.
3. Sicherung durch Passwörter: Starke, einzigartige Passwörter vermeiden den unbefugten Zugriff durch Dritte und sorgen so für einen verbesserten Datenschutz im Homeoffice. Im besten Fall sind nicht nur die Geräte, sondern auch der WiFi-Zugang passwortgeschützt.
4. Schutz vor Überwachung: Der Arbeitsplatz sollte so aufgebaut sein, dass Dritte weder mithören können noch den Bildschirm einsehen können. Bildschirmschoner mit Passwortschutz und die Nutzung von Kopfhörern bei Meetings sind einfache, aber effektive Methoden für einen verbesserten Datenschutz im Homeoffice.
5. Abschaltung digitaler Assistenten: Digitale Assistenten mit Sprachaufzeichnung sollten während der Arbeit im Homeoffice ausgeschaltet sein, um unbeabsichtigtes Mithören oder Aufzeichnen von Gesprächen zu verhindern.

Gerade die Nutzung von Messengern hat in Unternehmen in den letzten Jahren immer wieder zu Datenschutzvorfällen geführt. Erlaubt ist mittlerweile nur noch, einen DSGVO-konformen Dienst zu verwenden. Wir empfehlen die Nutzung eines datensicheren Messengers wie TeleGuard. Datenschutz-Messengerbieten ein hohes Mass an Datenschutz, was zur Sicherheit beruflicher und personenbezogener Informationen beiträgt.

Technische Anforderungen an die Homeoffice-Datensicherheit

Neben einem entsprechenden Verhalten, das für den Datenschutz im Homeoffice sensibilisiert ist, müssen auch technisch bestimmte Bedingungen erfüllt werden. Die Umsetzung auf technischer Ebene verhindert unberechtigten Zugriff und Datenlecks.

1. Authentifizierungsverfahren: Die Verwendung zusätzlicher Authentifizierungsmethoden bietet weiteren Schutz. Hierbei wird der Zugriff durch ein weiteres Verfahren gesichert. Gängig ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung, beispielsweise durch die Bestätigung eines Sicherheitscodes, der per SMS übermittelt wird.
2. Verschlüsselung: Daten sollten sowohl bei der Speicherung auf lokalen Datenträgern als auch bei der Übertragung verschlüsselt werden. Dies schützt vor Datenverlust und unberechtigtem Zugriff.
3. Regelmässige Updates: Ihr Betriebssystem und jegliche verwendete Software sollten stets auf dem neuesten Stand sein. Oft werden im Rahmen von Aktualisierungen Sicherheitslecks geschlossen, weshalb Updates massgeblich zum Datenschutz im Homeoffice beitragen.
4. Remote Wipe und Sperrung: Gerade dann, wenn beruflich Geräte wie Smartphones genutzt werden, ist die Möglichkeit eines Remote Wipe (Fernlöschung) entscheidend. Dies vermeidet im Falle eines Diebstahls oder Verlusts, dass Daten in die falschen Hände geraten. Ebenso sollte Hardware aus der Ferne gesperrt werden können.

Gerade im Kontext der mobilen Arbeit ist der Datenschutz gefährdet – im öffentlichen WLAN ist die Sicherheit meist nicht besonders ausgeprägt, was Kriminellen Schlupflöcher für den Datenklau bietet. Hier gilt es, ein VPN zu nutzen bzw. mit einem VPN anonym zu surfen. Damit ist man Cyberkriminellen einen Schritt voraus und sorgt für mehr Datenschutz im Homeoffice bzw. während unterwegs gearbeitet wird.

Relevanz personenbezogener Daten für den Datenschutz im Homeoffice

Personenbezogene Daten kennzeichnen solche Daten, die Rückschlüsse auf bestimmte natürliche Personen zulassen. Dazu gehören Daten wie Name, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, aber auch sensible Informationen wie Standortinformationen, Adresse, Telefonnummer, Angaben zum Einkommen, Kontodaten, Kennnummern etc. Auch physische Merkmale wie Grösse, Gewicht und Geschlecht fallen unter die personenbezogenen Daten. Als besonders schützenswert gelten Informationen zu rassischer und ethnischer Herkunft, Gesundheitsdaten, genetische Daten, biometrische Daten und mehr.

Personenbezogene Daten spielen für den Datenschutz im Homeoffice eine zentrale Rolle – gerade im Umgang mit diesen muss die Datensicherheit gewahrt werden. Hier geht es darum, datenschutzkonforme Prozesse zu schaffen und die sichere Speicherung und Verarbeitung von Daten sowie das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung personenbezogener Daten zu berücksichtigen. Datenschutzvorfälle, die im Umgang mit personenbezogenen Daten auftreten, sind dem betrieblichen Datenschutzbeauftragten umgehend zu melden.

Im Umgang mit vertraulichen Daten ist stets Vorsicht geboten. Es gilt, stets für mögliche Gefahren sensibilisiert zu sein, potenzielle Datenschutzrisiken rechtzeitig zu erkennen und Datenlecks umgehend zu schliessen. Gerade angesichts der vielen Phishing-Attacken ist es wichtig, nie unüberlegt auf einen Link zu klicken (Was ist Phishing?). Mit etwas Aufmerksamkeit und durch die Implementierung der genannten Massnahmen ist für ein hohes Mass an Datenschutz im Homeoffice gesorgt.